Hầu hết những phần quà cuối năm bị chê không phải vì công ty thiếu tiền, mà vì không ai tính ngân sách trước khi đi chọn quà. Người phụ trách nhận một khoản tổng, đi hỏi giá, rồi chia ngược lại cho đủ số người — và thứ nhận về là món quà vừa đủ để không ai khen. Bài này đi theo chiều ngược lại: cách xác định mức chi trên mỗi người, cách phân bổ trong nội bộ, cách viết tờ trình để khoản này được duyệt, và những gì cần hỏi kế toán trước khi đặt hàng.
Vì sao ngân sách quà tặng luôn là khoản bị cắt đầu tiên
Cuối năm, khi ban lãnh đạo ngồi soát lại các khoản chi, quà tặng nhân viên gần như luôn nằm trong nhóm “có thể xem lại”. Lý do rất dễ hiểu: nó không có doanh thu đi kèm, không có KPI nào gắn vào, và khi cắt thì không có gì hỏng ngay lập tức.
Nhưng đó chỉ là cách nhìn theo dòng tiền của một quý. Nhìn theo chi phí nhân sự cả năm thì con số kể một câu chuyện khác. Theo SHRM và Gallup, chi phí thay thế một nhân viên nghỉ việc dao động từ 50% đến 200% lương năm của vị trí đó. Riêng SHRM ước tính doanh nghiệp mất tương đương sáu đến chín tháng lương cho trọn chu trình tuyển mới, đào tạo và chờ người mới vào việc. Gallup cũng ghi nhận công ty có chương trình ghi nhận nhân viên bài bản thường có tỷ lệ nghỉ việc tự nguyện thấp hơn khoảng 31% so với công ty không làm điều này, và nhân viên được ghi nhận tốt ít rời đi hơn tới 45% sau hai năm.
Cần nói rõ đây là số liệu từ khảo sát và báo cáo quốc tế, dùng để tham chiếu xu hướng chung, không phải kết quả khảo sát tại Việt Nam. Và chúng mang tính tương quan: công ty biết ghi nhận thường đi cùng tỷ lệ giữ người tốt hơn, chứ không có nghĩa một phần quà cuối năm sẽ kéo giảm số người nghỉ việc theo đúng tỷ lệ đó.
Dù vậy, phép so sánh vẫn hữu ích khi bạn cần bảo vệ khoản chi này. Ngân sách quà tặng cho cả một phòng ban thường nhỏ hơn chi phí tuyển và đào tạo lại một người trong phòng ban đó. Đặt hai con số cạnh nhau, khoản quà thôi trông giống một khoản chi tùy hứng.
Ba cách tính ngân sách quà tặng nhân viên
Không có cách nào đúng cho mọi doanh nghiệp. Chọn cách khớp với việc công ty bạn đang quản lý tiền theo kiểu nào.
Cách 1 — Tính từ quỹ lương
Lấy một tỷ lệ nhỏ của quỹ lương tháng làm ngân sách quà cuối năm. Ưu điểm là con số tự động lớn lên hoặc nhỏ đi theo quy mô công ty, nên năm nào cũng dùng được mà không phải bàn lại từ đầu. Cách này cũng dễ được phòng tài chính chấp nhận vì nó gắn với một chỉ số họ đã theo dõi.
Điểm cần cân nhắc: quỹ lương bao gồm cả các vị trí lương cao, nên nếu chia đều theo đầu người, mức chi có thể bị đẩy lên cao hơn mức bạn thật sự cần. Hãy dùng nó làm khung tối đa, rồi mới đi xuống mức chi cụ thể.
Cách 2 — Tính từ mức chi trên mỗi người
Chốt trước một mức chi cho mỗi nhân viên, nhân với số người, cộng thêm một khoản dự phòng. Đây là cách trực quan nhất và cũng dễ kiểm soát nhất khi làm việc với nhà cung cấp, vì bạn luôn có một con số để trả lời câu hỏi “bên mình định làm tầm bao nhiêu”.
Công thức thực dụng:
Tổng ngân sách = (số nhân viên × mức chi mỗi người) + phần dự phòng
Phần dự phòng không phải khoản thừa. Cận Tết luôn có phát sinh: nhân sự mới vào, người đang nghỉ thai sản cần gửi quà tới nhà, vài phần hỏng khi vận chuyển cần bù, chi phí giao hàng tăng. Không để dành khoản này, bạn sẽ phải cắt của người khác để bù.
Còn mức chi mỗi người lấy từ đâu? Ba mốc để bạn tự định vị, không cần con số của ai khác:
- Mức năm trước, có điều chỉnh. Nếu năm ngoái nhân viên phản hồi ổn, giữ nguyên mức và cải thiện cách chọn quà. Nếu bị chê, vấn đề thường nằm ở chọn sai món hơn là chi quá ít.
- So với một ngày lương. Quy mức quà về “tương đương bao nhiêu phần một ngày lương trung bình” giúp bạn cảm nhận được nó nặng hay nhẹ với chính nhân viên của mình, thay vì so với công ty khác ngành.
- So với chi phí tuyển một người. Mốc này dùng khi trình lên cấp trên, không phải để chọn quà.
Cách 3 — Tính từ quỹ phúc lợi hoặc quỹ công đoàn có sẵn
Nhiều doanh nghiệp và tổ chức đã có quỹ phúc lợi hoặc quỹ công đoàn được lập theo năm. Khi đó việc của bạn không phải xin thêm tiền mà là phân bổ trong khoản đã có: bao nhiêu cho quà cuối năm, bao nhiêu cho tiệc tất niên, bao nhiêu để dành cho các dịp trong năm sau.
Ưu điểm là ít phải thuyết phục. Hạn chế là khoản này thường cố định, nên nếu số nhân viên tăng trong năm, mức chi mỗi người tự động giảm — điều cần phát hiện sớm chứ đừng để tới lúc đặt hàng mới thấy.
Với mỗi mức chi trên đầu người, bạn chọn được gì
Bảng dưới đây không đưa con số tiền cụ thể, vì “thấp” hay “cao” phụ thuộc hoàn toàn vào ngành, vùng và quy mô công ty bạn — một mức chi vừa phải ở doanh nghiệp công nghệ tại thành phố có thể là mức cao ở một xưởng sản xuất. Điều bảng này cho bạn là thứ tự ưu tiên nên chọn ở mỗi khung ngân sách, và cái bạn phải đánh đổi.
| Khung ngân sách mỗi người | Chọn được gì | Nên ưu tiên | Phải đánh đổi |
|---|---|---|---|
| Thấp | Quà thực phẩm cơ bản, đồ dùng nhỏ, phong bì kèm món quà tượng trưng, lược gội hoặc phụ kiện nhỏ | Tính ứng dụng và tấm thiệp viết tay — phần rẻ nhất nhưng giữ được cảm xúc | Không có sự sang trọng về hình thức; đừng cố làm bao bì hào nhoáng bằng cách hạ chất lượng bên trong |
| Vừa | Đồ gia dụng nhỏ dùng lâu, thiết bị chăm sóc sức khỏe cơ bản, quà cá nhân hoá in logo, giỏ quà Tết chọn lọc | Món cả gia đình dùng được nhiều năm, có bảo hành rõ ràng | Chưa đủ cho quà trải nghiệm hoặc thiết bị cao cấp; cần chọn một món chính thay vì nhiều món lẻ |
| Cao | Thiết bị chăm sóc sức khỏe có kết nối, quà trải nghiệm, combo nhiều món, quà cá nhân hoá tinh tế | Sự khác biệt và dấu ấn riêng — ở khung này quà đại trà là lãng phí | Rủi ro chênh lệch nội bộ nếu chỉ một nhóm được nhận; cần chính sách rõ ràng |
Một nhận xét từ bảng trên: khi ngân sách lên cao, thứ tạo ra khác biệt không còn là giá tiền mà là mức độ phù hợp và dấu ấn riêng. Theo báo cáo quà tặng doanh nghiệp 2025 — số liệu tham chiếu quốc tế — 62% doanh nghiệp đang ưu tiên quà cá nhân hoá, và 47% quà tặng doanh nghiệp có yếu tố wellness (chăm sóc sức khỏe chủ động). Cả hai hướng này đều làm được ở khung ngân sách vừa, không cần chờ tới khung cao.
Ở khung vừa, nhóm quà chăm sóc sức khỏe thường cho tỷ lệ giá trên tuổi thọ sử dụng tốt nhất. Cân sức khỏe là ví dụ dễ hình dung: dòng cơ bản của Life360 có mặt kính cường lực, tự tắt tiết kiệm pin, kèm bảo hành và in logo công ty được; dòng thông minh đo tới 14 chỉ số và kết nối app điện thoại — các chỉ số này mang tính theo dõi, tham khảo sức khỏe hằng ngày, không thay thế chẩn đoán y tế. Nếu bạn đang cân giữa các nhóm quà ở cùng một khung tiền, các gợi ý quà tặng sức khỏe cho nhân viên chi tiết hơn có so sánh cụ thể hơn theo từng mức.
Phân bổ ngân sách trong nội bộ: chia sao cho không ai thấy bất công
Có tổng ngân sách rồi, việc khó thứ hai mới bắt đầu: chia cho ai bao nhiêu.
Chia đều tuyệt đối là cách an toàn nhất về mặt cảm xúc và cũng dễ giải thích nhất. Đổi lại, nó tạo ra thứ quà không ai thật vừa ý, vì hoàn cảnh mỗi nhóm nhân viên khác nhau. Cách này hợp doanh nghiệp nhỏ, nơi mọi người biết rõ nhau và bất kỳ sự khác biệt nào cũng lộ ra ngay.
Chia theo nhóm chân dung — theo tính chất công việc và hoàn cảnh, không theo cấp bậc. Lao động về quê xa cần quà gọn bền; nhân viên văn phòng ở lại thành phố có thể nhận món khác; nhân viên nữ và nhân viên nam có nhu cầu khác nhau. Cách này cho hiệu quả cao nhất trên mỗi đồng chi ra, nhưng phải giải thích được nguyên tắc phân nhóm nếu ai đó thắc mắc.
Chia theo thâm niên hoặc thành tích tạo động lực rõ, nhưng là cách dễ gây tranh luận nhất. Nếu dùng, hãy công bố tiêu chí từ đầu năm chứ không phải giải thích sau khi phát quà. Và khoảng cách giữa các mức nên đủ nhỏ để phần thấp nhất vẫn tử tế.
Ba nguyên tắc nên giữ dù chọn cách nào:
- Đừng để phần thấp nhất rơi xuống mức khiến người nhận thấy tủi. Sàn quan trọng hơn trần.
- Đừng dồn quá nhiều ngân sách vào bao bì. Giỏ nan, hộp giấy dập nổi, ruy băng có thể ăn một phần đáng kể chi phí mỗi phần quà. Bao bì tử tế là cần, nhưng khi nó đắt hơn thứ bên trong thì bạn đang trả tiền cho vài phút mở hộp.
- Đừng bỏ sót ai. Người nghỉ thai sản, người đang điều trị bệnh, người mới vào tuần trước, nhân viên thời vụ đã làm cả mùa cao điểm. Sót một người là mất nhiều hơn cái bạn tiết kiệm được.
Nếu bạn muốn xem toàn cảnh các nhóm quà ứng với từng khung tiền trước khi chốt phân bổ, 12 hình thức quà tặng nhân viên cuối năm có bảng đối chiếu theo chân dung nhân viên.
Cách viết tờ trình xin duyệt ngân sách quà tặng
Đây là khâu quyết định, và cũng là khâu ít người chuẩn bị. Một tờ trình nêu “kính đề nghị duyệt ngân sách quà Tết cho nhân viên” rồi kèm con số tổng thường bị hỏi lại ba câu: sao nhiều thế, năm ngoái bao nhiêu, cắt được không.
Cấu trúc dưới đây trả lời sẵn cả ba câu đó.
Một, mở bằng con số tổng và cách nó được tính ra. Đừng chỉ đưa tổng. Đưa cả phép tính: số nhân viên, mức chi mỗi người, khoản dự phòng. Người duyệt nhìn thấy logic sẽ ít nghi ngờ hơn nhìn thấy một số tròn.
Hai, đặt cạnh một khoản chi nhân sự khác để so sánh. Ví dụ chi phí tuyển và đào tạo một nhân viên thay thế cho vị trí phổ biến nhất trong công ty. Đây là chỗ dùng số liệu SHRM và Gallup ở đầu bài, nhớ ghi rõ là tham chiếu quốc tế. Mục đích không phải chứng minh quà giữ được người, mà cho thấy khoản này nhỏ tới mức nào so với cái giá của việc mất người.
Ba, nêu rõ phương án theo ba mức. Thay vì một con số duy nhất để người duyệt chọn có hoặc không, hãy đưa ba phương án: mức tối thiểu giữ được sự tử tế, mức đề xuất, và mức mở rộng nếu tình hình cho phép. Cách này chuyển cuộc trò chuyện từ “duyệt hay cắt” sang “chọn mức nào” — một khác biệt lớn về kết quả.
Bốn, kèm mốc thời gian và hậu quả nếu chậm. Ghi rõ ngày cần chốt để kịp đặt hàng, in logo và giao trước Tết. Đây là thông tin thực tế, không phải gây áp lực: khâu in ấn thường cần thêm một đến hai tuần và nhà cung cấp nghẽn đơn khi cận Tết. Người duyệt cần biết chậm một tuần thì mất phương án nào.
Năm, đính kèm bảng dự kiến quà theo nhóm. Một trang, có hình sản phẩm nếu được. Người duyệt hình dung được món quà sẽ trông thế nào thường quyết nhanh hơn nhiều so với chỉ nhìn con số.
Hoá đơn, chứng từ và những gì nên hỏi kế toán trước khi đặt
Phần này xin nói có chừng mực, vì quy định về thuế và chứng từ thay đổi theo thời điểm và tuỳ trường hợp cụ thể của từng doanh nghiệp. Đừng lấy bài viết trên mạng làm căn cứ, kể cả bài này. Việc cần làm là hỏi kế toán hoặc đơn vị tư vấn thuế của công ty bạn trước khi đặt hàng, không phải sau khi đã chuyển tiền.
Những câu nên hỏi:
- Khoản chi quà tặng cho người lao động năm nay được ghi nhận và xử lý thế nào trong sổ sách của công ty mình?
- Cần loại hoá đơn và chứng từ gì để khoản này hợp lệ? Có cần danh sách người nhận có ký nhận không?
- Có yêu cầu nào về việc khoản chi phải được ghi trong quy chế nội bộ, hợp đồng lao động hay thoả ước lao động tập thể không?
- Phần quà tặng có liên quan gì tới thu nhập chịu thuế của người lao động trong trường hợp của công ty mình không?
- Nếu mua từ nhà cung cấp không xuất được hoá đơn thì hệ quả là gì?
Và khi làm việc với nhà cung cấp, hãy xác nhận sớm bốn điều: có xuất hoá đơn không, xuất được cho toàn bộ giá trị đơn hàng hay chỉ một phần, thời gian xuất hoá đơn, và bảo hành được ghi trên giấy tờ nào. Một nhà cung cấp báo giá thấp nhưng không xuất được hoá đơn có thể khiến bạn mất nhiều hơn phần tiết kiệm được.
Sai lầm thường gặp khi lập ngân sách quà tặng
- Đi hỏi giá trước khi chốt mức chi. Bạn sẽ bị neo vào món quà nhìn thấy đầu tiên, rồi tính ngược lại cho vừa. Thứ tự đúng là ngược lại.
- Không có khoản dự phòng. Rồi phải cắt của người khác để bù cho phát sinh, hoặc tự bỏ tiền ra.
- Chốt ngân sách quá muộn. Chốt sát ngày là tự tay loại bỏ các phương án cần thời gian, đặc biệt là quà in logo — thứ tạo ra dấu ấn rõ nhất ở khung ngân sách vừa. Nếu bạn chưa rõ cần chốt trước bao lâu, cách chọn quà Tết cho nhân viên sao cho không đại trà có một lịch ngược tính từ ngày phát quà.
- Dồn tiền vào hình thức. Bao bì đẹp mà bên trong mỏng là kiểu chi tiền dễ bị nhận ra nhất, và mất niềm tin nhanh nhất.
- Chia đều một cách máy móc rồi gọi đó là công bằng. Công bằng là phù hợp với hoàn cảnh từng nhóm, không phải giống nhau tuyệt đối.
- Không ghi lại gì cho năm sau. Mỗi năm lại làm từ đầu, lặp lại đúng những lỗi cũ. Một file ghi mức chi, nhà cung cấp, phản hồi của nhân viên sẽ tiết kiệm cho bạn rất nhiều thời gian mùa sau.
Điểm chung của các lỗi trên là chúng đều xảy ra ở khâu chuẩn bị, nơi chưa tốn một đồng nào. Đó cũng là tin tốt: khâu này sửa được mà không tốn thêm tiền, chỉ cần làm sớm hơn.
Câu hỏi thường gặp về ngân sách quà tặng nhân viên
Ngân sách quà tặng nhân viên cuối năm nên là bao nhiêu? Không có một con số đúng cho mọi công ty, và bất kỳ ai đưa ra một mức “chuẩn” mà không hỏi về ngành, vùng, quy mô của bạn thì con số đó chỉ để tham khảo cho vui. Hãy chọn một trong ba cách tính ở trên — từ quỹ lương, từ mức chi mỗi người, hoặc từ quỹ phúc lợi có sẵn — rồi kiểm tra lại bằng cách quy về “tương đương bao nhiêu phần một ngày lương” của chính nhân viên bạn.
Nên tăng ngân sách hay giữ nguyên và chọn quà tốt hơn? Nếu năm trước bị phản hồi không tốt, hãy soát lại việc chọn quà trước khi nghĩ tới tăng tiền. Phần lớn lời chê về quà cuối năm đến từ món quà không dùng được, giao trễ, hoặc thiếu lời cảm ơn — cả ba đều không sửa được bằng cách chi nhiều hơn.
Làm sao thuyết phục cấp trên duyệt khoản này khi công ty đang siết chi? Đưa ba phương án theo ba mức thay vì một con số, và đặt khoản quà cạnh chi phí tuyển người thay thế để so sánh. Diễn đạt theo hướng tương quan, đừng hứa quà sẽ giữ được người — cấp quản lý nhận ra ngay lời hứa không có cơ sở, và nó làm yếu cả phần trình bày còn lại. Nếu công ty thật sự khó, đề xuất giữ sàn tử tế cho toàn bộ nhân viên và cắt phần mở rộng, thay vì cắt đều làm mỏng tất cả.
Chia ngân sách theo cấp bậc có ổn không? Ổn nếu tiêu chí được công bố trước và khoảng cách giữa các mức không quá lớn. Điều cần tránh là để phần quà của nhóm thấp nhất rơi xuống mức khiến người nhận cảm thấy mình đứng ở đâu trong công ty. Nếu muốn xây thành nếp ghi nhận đều đặn cả năm thay vì dồn hết vào cuối năm, xây chương trình tri ân và giữ chân nhân viên bài bản sẽ hữu ích hơn.
Về đội ngũ thực hiện bài viết
Đội ngũ giải pháp quà tặng doanh nghiệp Life360 — thương hiệu gia dụng và chăm sóc sức khỏe, trực tiếp cung cấp và triển khai quà tặng số lượng lớn cho doanh nghiệp, trường học, đơn vị F&B, có hỗ trợ in logo, xuất hoá đơn VAT và bảo hành. Những gợi ý trong bài đến từ kinh nghiệm thực tế làm việc với các doanh nghiệp ở nhiều khung ngân sách khác nhau qua nhiều mùa cuối năm.
Lưu ý: nội dung bài viết mang tính tham khảo về cách lập và phân bổ ngân sách. Các vấn đề về thuế, chứng từ và hạch toán cần được xác nhận với kế toán hoặc đơn vị tư vấn thuế của doanh nghiệp bạn.
Nếu bạn đã có khung ngân sách nhưng chưa biết ở mức đó chọn được gì để không phải hạ chất lượng, Life360 sẵn sàng ngồi lại cùng bạn dựng phương án theo đúng con số bạn có — kèm mốc thời gian đặt hàng, in logo và giao hàng trước Tết. Bạn không cần chốt gì hôm nay, một cuộc trao đổi ngắn là đủ để bắt đầu.